ทำไม G-Suite จึงเป็นคำตอบที่ใช่สำหรับธุรกิจทุกขนาด
G Suite หรือชื่อเดิมว่า Google Apps เป็นบริการจาก Google ที่ให้บริการชุดโปรแกรมและเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับการทำงานบนระบบคลาวด์ โดยตอบโจทย์ตั้งแต่อีเมลแพลตฟอร์ม, Drive สำหรับจัดเก็บข้อมูล, Docs สำหรับทำงานเอกสาร, Sheets สำหรับการทำงานเป็นช่องตาราง, Slides สำหรับนำเสนองาน, Hangouts สำหรับวิดีโอคอลและการส่งข้อความสนทนา เป็นต้น แน่นอนว่าคุณสมบัติเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น รวมถึงช่วยลดขั้นตอนและความซ้ำซ้อนในการทำงาน ช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรมีระเบียบและปลอดภัยมากขึ้น ซึ่งจะเห็นได้ว่า G Suite นั้นมีประโยชน์สำหรับองค์กรและธุรกิจหลายประการ คราวนี้มาดูกันว่า Google G Suite จะให้ประโยชน์กับองค์กรของคุณได้อย่างไร
ประโยชน์ของ G Suite ต่อธุรกิจใหม่
- มีอีเมลขององค์กรเอง: สำหรับธุรกิจเกิดใหม่ ความน่าเชื่อถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับต้น ๆ ในการทำงานระดับองค์กร การมีโดเมนอีเมลที่เป็นหน่วยงานขององค์กรเองอย่าง ‘contact@yourbusiness.com’ จะทำให้องค์กรมีความเป็นมืออาชีพ และยังช่วยป้องกันปัญหาข้อมูลรั่วไหลได้ดีกว่าการให้บุคลากรใช้อีเมลส่วนตัว ทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบข้อมูลเหล่านั้นได้ในกรณีที่เกิดปัญหาทุจริต รวมถึงสามารถส่งต่อข้อมูลสำคัญในอีเมลไปยังบุคลากรที่มาทำหน้าที่แทนบุคลากรเดิมที่ลาออกได้
- พื้นที่เก็บข้อมูลสำคัญ: นอกจากอีเมลแล้ว G Suite ยังมอบพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เริ่มต้นที่ 30 GB ซึ่งพนักงานสามารถใช้เก็บข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ รวมถึงแชร์ไฟล์ให้กับทีมได้อย่างง่ายดาย หากพื้นที่เก็บข้อมูลไม่เพียงพอก็สามารถอัปเกรดได้สูงสุดถึง 1 TB อีกด้วย
- ระบบรักษาความปลอดภัย: เพราะข้อมูลขององค์กรคือขุมทรัพย์สำคัญ ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูงและเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อถือได้ องค์กรจึงมั่นใจได้ว่า G Suite จะช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นระบบป้องกันสแปม ระบบความปลอดภัย หรือฟีเจอร์การแบ็คอัพข้อมูลแบบอัตโนมัติ
- บริการหลังการขายแบบ 24/7: G Suite มี บริการหลังการขายแบบ 24 ชั่วโมง ไม่ว่าจะพบปัญหาการใช้งาน ทางผู้ดูแลระบบสามารถติดต่อเพื่อขอรับบริการได้ทั้งจากในหลายช่องทาง ไม่ว่าจะด้วยการโทรศัพท์ การส่งอีเมล ไปจนถึงการแชทต่าง ๆ
ประโยชน์ของ G Suite ต่อธุรกิจขนาดเล็ก
- ระบบคัดกรองอีเมล: G Suite ช่วยยกระดับระบบอีเมลขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นธรรมดาที่เมื่อเติบโตขึ้น องค์กรจะได้รับอีเมลมากมาย ดังนั้น G Suite จะช่วยคัดกรองอีเมลที่สำคัญ ๆ และรับมือกับอีเมลขยะหรือสแปมโดยอัตโนมัติ
- จัดเก็บและแชร์ไฟล์: จัดเก็บไฟล์และข้อมูลสำคัญขององค์กรได้บนฐานข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวบนระบบคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงและแชร์ไฟล์ได้ทุกที่ ทุกเวลา และไม่มีข้อจำกัดเรื่องพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ไม่เสี่ยงสูญหายหรือตกหล่น
- ทำงานได้จากทุกที่: สถานที่จะไม่เป็นข้อจำกัดในการทำงานอีกต่อไป เพราะเมื่อใช้ G Suite คุณจะสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์เอกสาร พรีเซนเทชั่น สเปรดชีทได้อย่างง่ายดายผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน
- ระบบรักษาความปลอดภัยระดับธุรกิจ: มั่นใจได้ว่าข้อมูลอันมีค่าของคุณจะยังได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยแม้ว่าพนักงานจะลาออกหรือทำอุปกรณ์หายด้วย 2-Step Verification
- การจัดการด้าน IT: G Suite มีระบบการอัปเดตอัตโนมัติ จึงช่วยลดภาระของทีม IT และประหยัดงบประมาณไปกับการซื้อชุดอัปเดตใหม่ ๆ อีกทั้งยังทำให้การจัดการบัญชีของพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่าย ๆ ในไม่กี่ขั้นตอน
- ยืดหยุ่นและรองรับไฟล์ประเภทต่าง ๆ: G Suite รองรับการเปิดหรือแก้ไขไฟล์ในรูปแบบต่าง ๆ ทั้งไฟล์ Word, PowerPoint หรือ Excel จาก Microsoft และยังสามารถบันทึกเป็นสกุลไฟล์ที่คุณต้องการได้ในทันที รวมถึงสามารถแชร์ไฟล์เหล่านี้ให้กับผู้ที่ไม่ใช้ G Suite ได้
ประโยชน์ของ G Suite ต่อองค์กรขนาดใหญ่
- ระบบที่เชื่อมต่อและมีเอกภาพ: ด้วย G Suite ข้อมูลของคุณจะมีความเชื่อมต่อ มีความถูกต้อง และเป็นหนึ่งเดียวกัน ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจเป็นไปอย่างแม่นยำและเหมาะสมยิ่งขึ้น
- ฟีเจอร์ Video Conference: ไม่ว่าคุณหรือทีมจะอยู่ที่ใด คุณก็สามารถประชุมออนไลน์ผ่าน G Suite ได้แบบ HD จากทุกที่ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางมายังออฟฟิศ
- รองรับการทำงานบนทุกอุปกรณ์: ทำงานร่วมกันได้จากทุกอุปกรณ์ รองรับการทำงานโดยผู้ใช้หลายรายในเวลาเดียวกัน พร้อมบันทึกไฟล์แบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ
- ฐานข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียว: จัดเก็บทุกข้อมูลสำคัญไว้ในฐานข้อมูลเดียว อีกทั้งสามารถเข้าถึง ค้นหา และเรียกดูไฟล์หรือข้อมูลได้จากทุกที่ รองรับการแสดงผลบนทุกอุปกรณ์
- ระบบ IT กลาง: รวมการควบคุมและการจัดการด้าน IT ให้เป็นหนึ่งเดียว อำนวยความสะดวกในการตั้งค่าความปลอดภัย เพิ่มหรือลบบัญชีผู้ใช้งานระบบ รวมถึงควบคุมและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงฐานข้อมูลต่าง ๆ
- ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพ: G Suite มี Uptime สูงถึง 9% นั่นหมายถึงมีการ Downtime ของเซิร์ฟเวอร์น้อยมากหรือแทบไม่มีเลย จึงหมดกังวลเรื่องการเชื่อมต่อ ระหว่าง Server-Client
- รองรับซอฟต์แวร์ CRM: G Suite สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า CRM ที่มีชื่อเสียงระดับโลกได้ดี สามารถ Sync ข้อมูลได้ง่ายขึ้น
จะเห็นได้ว่า G Suite เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ 100% ที่สร้างขึ้นมาเพื่อรองรับการใช้งานของธุรกิจทุกขนาด ด้วยเทคโนโลยีคลาวด์นี้เองทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้จากทุกที่ในทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ นอกจากความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลแล้ว G Suite ยังเป็นบริการที่มีระบบรักษาความปลอดภัยระดับสูงจนได้รับการยอมรับจากบริษัทกว่า 5 ล้านแห่งทั่วโลกที่เลือกใช้บริการจาก G Suite แล้วคุณล่ะ พร้อมจะยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและความเป็นมืออาชีพไปกับ G Suite แล้วหรือยัง?